МОТИВ

от 5000р. бессрочная лицензия

 

МОТИВ

— это система электронного документооборота и контроля исполнения поручений. 1200 компаний используют МОТИВ для совместной и удаленной работы, ведения электронного архива, управления проектами и взаимодействия с клиентами.

МОТИВ поможет:
  • повысить производительность труда сотрудников на 20-25%;
  • уменьшить срок согласования документов в 10-20 раз;
  • сократить расходы на бумажный документооборот на 80%;
  • уменьшить количество совещаний и повысить качество трудовой дисциплины;
  • организовать удаленную работу и наладить взаимодействие между филиалами;
  • значительно ускорить поиск документов в архиве.

Система электронного документооборота МОТИВ автоматизирует работу со всеми типами документов:


Входящие документы — документы, поступившие в организацию извне по различным каналам связи. Классифицируются: По способу доставки: факс, курьер, Почта России, личный приём, электронная почта, корпоративный сайт, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
По принадлежности к источнику поступления: из вышестоящих организаций, из подведомственных организаций и филиалов, от сторонних организаций и физических лиц.
Исходящие документы — документы, предназначенные для отправки в сторонние организации или физическим лицам.
Внутренние документы — документы, предназначенные для использования внутри организации (договоры, организационно/нормативно-распорядительные документы, приказы, распоряжения, постановления, протоколы совещаний, протоколы поручений, инструкции, регламенты, служебные записки, доверенности, заявки).

Документооборот, товары и управление заказами


Каждый повторяющийся процесс будет стандартизирован, разделен на этапы и доведен до автоматизма. Вы сократите издержки и освободите ресурсы для новых интересных задач. Уровень загруженности производства и актуальный статус работ будут всегда на виду. Вы сможете анализировать ход любого проекта и его результаты, а значит – цикл за циклом совершенствовать методы работы.
  • Документы
  • Проекты
  • Процессы
  • Склад

КЛИЕНТЫ - ПОКАЗАТЕЛЬ КАЧЕСТВА

ОТЗЫВЫ О ПРОГРАММНОМ КОМПЛЕКСЕ МОТИВ

  • На этапе выбора средства автоматизации деятельности нашей компании система «МОТИВ» привлекла нас тем, что в ней гармонично сочетается большое количество возможностей, в той или иной степени представленных в других подобных системах, однако не реализованных в них как единое целое. За пять месяцев эксплуатации система зарекомендовала себя как эффективный инструмент управления текущей деятельностью предприятия, органично вписалась в бизнес-среду компании, показала свою эффективность в выполнении поставленных задач, контроле над текущими вопросами работы компании с учетом их приоритета. Особенностью деятельности нашей компании является работа в типовых инвестиционных проектах. Наши проекты характеризуются стандартным набором задач и подзадач, а также аналогичным составом рабочих групп. Количество таких проектов, находящихся в одновременной разработке, более ста. Система «МОТИВ» позволила создать шаблон типового проекта и затем выполнить копии всех проектов с необходимыми изменениями за очень короткий срок. Наличие различных типов группировки всех поставленных перед сотрудниками задач дает возможность проконтролировать работу в проектах с любой точки зрения: в рамках отдельного проекта, по определенной рабочей группе, по каждому исполнителю в отдельности и т.д. Большое достоинство системы в том, что она позволяет посмотреть на работу компании с совершенно разных сторон. С внедрением системы заметно сократилось количество и продолжительность планерок и производственных совещаний, поскольку практически все вопросы оперативно решаются в поставленных задачах. Даже за такой короткий срок эксплуатации система позволила сократить рабочее время сотрудников любого ранга, затрачиваемое на рутинные операции и поиск необходимых документов, позволяя сконцентрироваться на решении стратегических, действительно важных для компании задач. Особенно хотелось бы отметить эффективность работы в специальном приложении к системе «Информер». Постоянное его присутствие в памяти компьютера каждого пользователя от руководителя высокого ранга до рядового исполнителя позволяет в режиме реального времени отслеживать движение по каждому из проектов и соответственно реагировать на появление и решение проблем. Гибкая система отправки сообщений средствами электронной почты и смс-сообщений обеспечивает мгновенное оповещение пользователей системы о значимых и важных событиях в работе компании по различным направлениям. Как показало наше тесное общение с компанией-разработчиком, система открыта для развития, компания предлагает не просто хороший продукт, но и учитывает пожелания и предложения своих клиентов. ЗАО «Газпромстройинжиниринг» Сергей Михайлович Задиран начальник управления информатизации, автоматизации и связи
  • В апреле 2014 мы приобрели систему электронного документооборота МОТИВ, а уже в мае стали использовать ее для согласования финансовых документов и договоров. Внедрение системы позволило создать единое информационное пространство компании, а также значительно сократить время согласования документов и формирования «ручной» отчетности по договорам. В сентябре 2014 года началась эксплуатация СЭД МОТИВ филиалами компании.   За шесть месяцев использования МОТИВ в Системе создано более 2000 документов и 6000 задач. В настоящее время в Системе работают 200 пользователей, но так как филиалы активно включились в работу, планируется приобретение дополнительных лицензий.   Благодаря системе МОТИВ процесс согласования договоров в компании стал более прозрачным и быстрым: ведение журнала работы с документом позволяет отслеживать все действия пользователей, персонал тратит время только на согласование, а документооборот осуществляется автоматически согласно настройкам Системы. Общее время экономии на согласовании финансовых документов составило 1700 рабочих часов, на согласовании договоров – 1750 рабочих часов.   В дальнейшем мы планируем использовать МОТИВ для ведения общего документооборота (регистрация входящих и исходящих сообщений, исполнение приказов и поручений) и управления проектами компании.   Управляющая компания ООО «Теплоэнергоремонт» объединяет ведущие ремонтно-строительные и сервисные компании, оказывающие услуги по ремонту энергооборудования крупных электростанций, промышленных предприятий, объектов жилищно-коммунального хозяйства, а также выполняющие работы по инвестиционным контрактам и капитальному строительству. ООО «Теплоэнергоремонт» Верниковский Виктор Владимирович Начальник ИТ отдела
  • ООО «ПОЛИСТ лайн» использует систему МОТИВ более 5 лет. За это время МОТИВ зарекомендовал себя как удобный, простой в эксплуатации и обслуживании, и в тоже время эффективный инструмент управления бизнес-процессами. Возможность организации удаленной работы – одна из главных причин выбора системы МОТИВ. Настройка удаленного взаимодействия между филиалом и головным офисом позволила значительно сэкономить наши время и средства. Стоит отметить, что создание тоннеля для обмена информацией с филиалом не потребовало установки дополнительных технических устройств. Внедрив систему МОТИВ, мы значительно ускорили процесс согласования документов, наладили взаимодействие между службами и отделами организации и, как следствие, – повысили скорость и качество обслуживания клиентов. Сотрудники нашей компании активно используют приложение «Информер», позволяющее контролировать выполнение задач в реальном времени и своевременно принимать управленческие решения. Интерфейс системы интуитивно понятен, поэтому новые пользователи не испытывают трудностей с ее освоением. Возможность хранения в библиотеке Системы файлов, относящихся к задачам и документам, обеспечивает удаленный доступ сотрудников ко всей необходимой информации. Несколько месяцев назад мы установили очередное обновление информационной системы МОТИВ. Благодаря подробным инструкциям по установке и оперативным действиям службы технической поддержки, переход на новую версию произошел в течение нескольких часов. Компания ООО «ПОЛИСТ лайн» выражает глубокую благодарность всей команде ООО «Мотивэа» за создание и развитие системы оперативного управления компанией МОТИВ. ООО «ПОЛИСТ лайн» Ваулин А. А. Генеральный директор ООО «ПОЛИСТ лайн»